Une fois que le formulaire Projet de thèses – Demande de jury est rempli, il est retourné au secrétariat du programme pour être approuvé par le SCAE. Lorsque le jury est sélectionné, la direction du programme confirme sa composition à la direction de thèse. La personne étudiante remet une copie de son projet aux trois membres du jury.
Le projet de thèse peut être :
- Accepté tel quel
- Retourné pour modification
- Refusé
Les modifications peuvent exiger une seconde rencontre avec le jury; dans ce cas, un second formulaire Projet de thèse – Évaluation doit être complété lors de cette rencontre.
Si le jury décide que les modifications sont mineures, il peut s’en remettre à la direction de thèse pour l’approbation finale. La direction de thèse devra alors remplir et signer le formulaire Projet de thèse – Rapport final de la direction de thèse, qui doit aussi être acheminé à la direction du programme pour signature et pour que le résultat soit enregistré.
L’échec de cette activité entraîne l’exclusion du programme (article 10.3.4 du Règlement no 8 des études de cycles supérieurs).
La direction du programme transmet la décision du jury aux instances universitaires. La personne étudiante dont le projet de thèse a été accepté est admise comme candidate au grade de doctorat (« doctorante »).